Il modulo clienti, è stato predisposto per acquisire tutti i dati riguardanti il/i cliente/i.
Qui di seguito però tratteremo esclusivamente gli aspetti che non sono immediatamente intuitivi e che quindi necessitano di chiarimenti.
Il modulo quando richiamato, presenta in alto alcuni elementi di ricerca.
Gli elementi di ricerca, se inseriti, funzionano insieme, vale a dire che, se inserisco Mario nel nome e poi inserisco Torino nella città i clienti che verranno visualizzati dopo aver cliccato su cerca, saranno esclusivamente quelli che avranno ambedue gli elementi indicati, quindi presenterà tutti i clienti che si chiamano Mario e che hanno la città di Torino.
All’avvio verrà visualizzato un elenco dei clienti presente in tabella.
Per effettuare le modifiche è sufficiente un doppio click per antrare nella scheda modificare i campi interessati e poi click sull’apposito tasto di memorizza.
Nuovo: In assenza di codice il programma provvederà ad assegnare automaticamente un codice ad un nuovo cliente. Ricordiamo che il codice cliente assegnato sarà l’ultimo codice reperito in anagrafica ditta più uno.
E’ importante sapere che se si decide di inserire codici alfanumerici, sarà necessario continuare ad inserire codici alfanumerici, questo proprio per evitare di incorrere in errori di codifica.
Inserite le coordinate dell’indirizzo, verrà presentata la mappa riportante un segnalino che indica l’esatto punto in cui il cliente risiede. Si raccomanda di controllare che il segnalino indichi la giusta collocazione.
Potrebbe succedere che in fase di inserimento codice fiscale oppure partita iva compaia un messaggio riportante : Presenti altri clienti con stessa partita Iva e/o codice fiscale.
A quel punto un click sulla freccia farà vedere il codice cliente contenente la stessa partita Iva e quindi si potrà evitare di inserire un nuovo cliente con la stessa partita iva.
Quanto inserito nel campo note verrà presentato non appena si selezionerà il cliente nei documenti di vendita. Si suggerisce quindi di inserire in tale campo annotazioni utili in fase di inserimento ordini, DDT, fatture quali ad esempio ricordarsi di telefonare prima della spedizione ecc. ecc.
Qualora ci siano clienti rientranti in categorie speciali quali esportatori abituali e/o centri di ricerca ecc. ecc. il codice Iva che necessiterà utilizzare nei documenti emessi sarà differente dal codice iva che si dovrebbe utilizzare per i prodotti venduti e quindi, in questi casi, deve essere specificato e ricordiamo solo per coloro che rientrano in regimi iva speciali, un codice Iva di esenzione e/o di applicabilità speciale.
Ad esempio per gli esportatori abituali, coloro che inviano la dichiarazione di intento, sarà necessario indicare il codice Iva esente art. 8.
Nei dati contabili è possibile inserire l’importo di affidamento di un cliente. In assenza di importo si suppone che il cliente sia sempre affidato mentre, se viene inserito un importo, in fase di emissione documenti a questo cliente, verrà eseguito un controllo sulle scadenze ancora da saldare e, qualora il saldo sia superiore a quanto inserito nell’affidamento, in maniera discreta cambierà colore allo sfondo del cliente da verde in rosso.
Nel TAB3 richiede l’inserimento del numero di listino. Abitualmente ed in assenza di inserimento verrà riportato il listino numero 1, Ricordiamo che Softa gestisce fino a 5 listini di vendita.
Nel TAB4 si gestiscono i prezzi speciali. Richiamato questo TAB verranno presentate molte colonne, quindi, tramite il tasto dx del mouse selezionare nascondi colonna per nascondere le colonne altrimenti se necessitano colonne click su scopri colonne.
E’ possibile anche, attivando il pulsante elenchi ripristina tutto, riportare il grid dei prezzi speciali alle condizioni di origine.
Si consiglia di nascondere tutte le colonne non necessarie al fine di rendere più agevole l’inserimento dei soli dati necessari e specifici per la propria attività (riferirsi agli elenchi per maggiori dettagli sul funzionamento dei grid).
Qui di seguito alcuni esempi sull’utilizzo dei prezzi speciali:
1) Se un cliente ha uno sconto su tutti gli articoli inserire una riga con lo sconto nella colonna sconto ed una data di decorrenza.
2) Per applicare uno sconto solo su una categoria inserire la colonna sconto e poi il codice categoria.
3) Per applicare uno sconto solo su un gruppo merceologico inserire la colonna sconto e poi il codice gruppo.
4) Per applicare uno sconto solo su una marca inserire la colonna sconto e poi il codice marca.
5) Nel caso in cui il cliente abbia un proprio codice differente dal codice articolo, inserire il codice del cliente nell’apposita colonna ed inserire sia il prezzo di vendita che lo sconto da applicare.
6) E’ possibile inserire il codice articolo ed il prezzo di vendita per il singolo articolo.
Nel TAB5 destinazioni, inserire una riga per ogni distinta destinazione merce.
Nella colonna codice non inserire alcun numero in quanto il modulo provvederà automaticamente a numerare le righe mentre in 1-2-3 riga indirizzo inserire tutto quanto potrà interessare per raggiungere il destinatario. Sono presenti inoltre alcune colonne per individuare difficoltà e/o mezzi necessari per a consegna dei materiali.
Nel TAB6, telefoni, rubrica telefonica con e-mail:
1) In presenza di molteplici numeri di telefono indicare in ogni riga il numero di telefono e/o la posizione e/o i riferimenti e/o il nome nel contatto.
2) Nella colonna riferimento vedrete che nel finder si potrebbe scegliere “Ricevimento fatture” e/o “Ricevimento solleciti”. E’ possibile come si capisce dal contenuto del finder scegliere a chi inviare in automatico gli estratti conto e/o le fatture emesse. E’ necessario comunque nella colonna tipo scegliere e-mail.
Nel TAB8 e possibile con un semplice doppio click approdare alla scheda conto per l’anno selezionato.
Ci si ritroverà quindi comodamente a visualizzare i dati di quel cliente.
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