La conservazione digitale una opportunità non una nuova incombenza

La conservazione digitale una opportunità non una nuova incombenza

La conservazione digitale una opportunità non una nuova incombenza

La conservazione digitale è l’argomento principe di questi ultimi giorni.

La conservazione è sicuramente una nuova incombenza ma, se ben gestita, potrebbe diventare anche una opportunità.
Iniziamo a vedere che cosa è esattamente la conservazione digitale.
La Conservazione digitale è una procedura informatica che consente di conservare i documenti in formato digitale, garantendo l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, l’affidabilità e la reperibilità nel tempo.
E’ possibile rendere digitale qualsiasi tipo di documento previsto dalla norma, si potrà quindi distruggere l’originale cartaceo oppure non stampare del tutto il documento e procedere solo alla sua conservazione digitale.
Il processo di conservazione digitale comprende la firma digitale e la marca temporale:

  • la prima serve a garantire l’originalità del documento
  • la seconda ne attesta data e ora certa.

La normativa sulla conservazione digitale sono state definite dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.

Quali sono i formati standard della conservazione digitale

I formati standard della conservazione digitale sono:

  • XML
  • PDF-PDF/A
  • JPG
  • TIFF
  • TXT

 

Conservazione digitale: quali documenti è possibile conservare

I documenti che è possibile conservare in modalità digitale sono:

bilanci d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico)
dichiarazioni fiscali
documenti di trasporto
fatture attive e passive sia elettroniche che cartacee
libri sociali
libro giornale
libro degli inventari
modelli di pagamento imposte (F23 e F24)
registro dei beni ammortizzabili
registri IVA (fatture acquisti, fatture emesse, corrispettivi)
scritture di magazzino
nota integrativa
relazioni sulla gestione
relazione dei sindaci e/o dei revisori contabili
ricevute fiscali e scontrini fiscali
libri paga
libri matricola
contratti commerciali
determinazioni direzionali

I vantaggi

La conservazione digitale dei documenti porta innanzitutto benefici in termini di efficienza gestionale e di risparmio di soldi e tempo. Nello specifico, si riducono i costi della carta e di tutto il materiale necessario all’archiviazione cartacea, con conseguente risparmio economico e di tempo nel ricercare i documenti, senza dimenticare il recupero degli spazi fisici necessari all’archiviazione cartacea e la salvaguardia dell’ambiente.
Lo sviluppo della tecnologia consente oggigiorno di conservare ed esibire a norma di legge i documenti in digitale anche attraverso software online in cloud.
Tra i vantaggi legati all’uso di un software di conservazione digitale in cloud spicca la possibilità di rendere più veloce la consultazione e l’esibizione dei documenti conservati a norma senza inutili perdite di tempo.
I documenti così conservati, inoltre, sono sempre accessibili in qualsiasi momento, all’interno di un ambiente che garantisce la massima affidabilità, protezione e sicurezza.
Ricordiamo inoltre che Il servizio può essere acquistato solo ed esclusivamente da persona giuridica, cittadini italiani in possesso di partita IVA.

Quali i conservatori – Aruba una nostra selezione

Abbiamo in questi giorni analizzato le offerte dei vari conservatori al fine di orientare la nostra clientela.
Fra le varie società possiamo suggerire ai nostri clienti la conservazione che offre la società Aruba.
Aruba offre un servizio di conservazione, a nostro parere, facile ad un prezzo veramente contenuto.
Suggeriamo quindi di valutare la seguente opportunità.

DocFly- Conservazione Sostitutiva
Conserva i tuoi documenti a norma di legge! E passando al digitale risparmi tempo, spazio e denaro!

DocFly-Conservazione Sostitutiva è la soluzione di Aruba che permette di conservare digitalmente qualsiasi tipo di documento informatico, amministrativo o fiscale come: fatture emesse e ricevute, fatture PA e notifiche, fatture GSE, libro giornale, Libro Unico del lavoro, registri iva, contratti, registro giornaliero protocollo (PA) ecc..

Grazie ad un intuitivo pannello di gestione raggiungibile via web sarà possibile, in modo semplice e sicuro, conservare a norma documenti in formato digitale garantendo loro lo stesso valore legale e probatorio di quelli cartacei.

DocFly-Conservazione Sostitutiva assicura:

Integrità autenticità e affidabilità dei documenti conservati;
Totale sicurezza nella trasmissione dei documenti da sottoporre a conservazione;
Notevole risparmio in termini di tempo, spazio e denaro.

CONFIGURAZIONE DI BASE
1 Archivio + 1 GB di spazio di conservazione + 2 Classi documentali + 3 Utenti Euro 25,00 + IVA/ANNO

La soluzione ideale per professionisti e aziende che offre, ad un prezzo molto vantaggioso, con possibilità di personalizzare il servizio aumentando le risorse in base alle esigenze.

Docfly – Conservazione sostitutiva

Pannello di controllo – Versamento in conservazione

Acquista il servizio Docfly

 

In conclusione, Docfly potrebbe essere non solo una alternativa alla conservazione della Agenzia delle entrate ma una opportunità per non spendere in toner, carta, affitti, scaffali etc., non è solo la archiviazione delle fatture ma un comodo strumento assolutamente da valutare ed utilizzare.

 

Conservazione fatture elettroniche – Attivare e completare il servizio

Conservazione fatture elettroniche – Attivare e completare il servizio

Conservazione fatture elettroniche

Attivare e completare il servizio.

La conservazione sostitutiva è obbligatoria per legge sia per chi emette che per chi riceve fatture elettroniche ed è obbligatoria anche per coloro che non sono obbligati ad emettere fatture elettroniche ed emettono fatture cartacee.

Le fatture emesse e ricevute nel 2019 devono essere conservate entro e non oltre il 10 marzo 2021.

La conservazione elettronica non è la semplice memorizzazione su PC del file fatture, bensì un processo regolamentato per legge.

Il processo di conservazione elettronica a norma è fornito da operatori privati certificati a pagamento ma anche dalla Agenzia delle Entrate in forma gratuita.

Il servizio di conservazione della AE avviene però solo su richiesta, non avviene semplicemente inviando le fatture al SDI Sistema di Interscambio ma è necessario autorizzare espressamente la Agenzia delle Entrate affinché EFFETTUI LA CONSERVAZIONE.

La conservazione da parte della AE avverrà quindi automaticamente solo dopo la attivazione.

Tramite il seguente link richiamerete un articolo, pubblicato sul nostro sito il 04/11/2018, che vi aiuterà a controllare se la conservazione è stata attivata e/o se dovrete attivarla:

Come attivare la Conservazione elettronica da parte dell’Agenzia delle Entrate

E’ importante, seguire le istruzioni riportate sull’articolo ed attivare il servizio di conservazione. Dopo di ciò la conservazione avverrà automaticamente ma, lo ricordiamo, avverrà o è avvenuta a partire dalla data di autorizzazione.

Qualora l’autorizzazione alla conservazione alla AE sia successiva alla data del 01/01/2019 sarà necessario inviare manualmente in conservazione le fatture precedenti alla data di avvenuta richiesta.

Le istruzioni per l’invio manuale delle fatture per la conservazione sono disponibili sul sito dell’Agenzia delle entrate a questo link:

Richiedere servizio di Conservazione

Due suggerimenti utili per effettuare comodamente l’invio se necessario:

Identificare il periodo mancante in conservazione e tramite il menu di fatture e corrispettivi richiamare il menu “Consultazione e download massivi”

Troverete una pagina come la seguente:

Richiesta massiva XML Agenzia delle Entrate

Al fine di fornire ai nostri clienti un comodo strumento per la preparazione dei file compressi (ZIP) con le fatture da inviare in conservazione, abbiamo rilasciato un apposito modulo che troverete nel menu ”Vendite”, alla voce “Crea zip per conservazione”.

Facile da usare, per qualsiasi chiarimento non esitate a contattarci:

Crea ZIP Conservazione
Crea ZIP Conservazione