La conservazione digitale una opportunità non una nuova incombenza
La conservazione digitale è l’argomento principe di questi ultimi giorni.
La conservazione è sicuramente una nuova incombenza ma, se ben gestita, potrebbe diventare anche una opportunità.
Iniziamo a vedere che cosa è esattamente la conservazione digitale.
La Conservazione digitale è una procedura informatica che consente di conservare i documenti in formato digitale, garantendo l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, l’affidabilità e la reperibilità nel tempo.
E’ possibile rendere digitale qualsiasi tipo di documento previsto dalla norma, si potrà quindi distruggere l’originale cartaceo oppure non stampare del tutto il documento e procedere solo alla sua conservazione digitale.
Il processo di conservazione digitale comprende la firma digitale e la marca temporale:
- la prima serve a garantire l’originalità del documento
- la seconda ne attesta data e ora certa.
La normativa sulla conservazione digitale sono state definite dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.
Quali sono i formati standard della conservazione digitale
I formati standard della conservazione digitale sono:
- XML
- PDF-PDF/A
- JPG
- TIFF
- TXT
Conservazione digitale: quali documenti è possibile conservare
I documenti che è possibile conservare in modalità digitale sono:
bilanci d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico)
dichiarazioni fiscali
documenti di trasporto
fatture attive e passive sia elettroniche che cartacee
libri sociali
libro giornale
libro degli inventari
modelli di pagamento imposte (F23 e F24)
registro dei beni ammortizzabili
registri IVA (fatture acquisti, fatture emesse, corrispettivi)
scritture di magazzino
nota integrativa
relazioni sulla gestione
relazione dei sindaci e/o dei revisori contabili
ricevute fiscali e scontrini fiscali
libri paga
libri matricola
contratti commerciali
determinazioni direzionali
I vantaggi
La conservazione digitale dei documenti porta innanzitutto benefici in termini di efficienza gestionale e di risparmio di soldi e tempo. Nello specifico, si riducono i costi della carta e di tutto il materiale necessario all’archiviazione cartacea, con conseguente risparmio economico e di tempo nel ricercare i documenti, senza dimenticare il recupero degli spazi fisici necessari all’archiviazione cartacea e la salvaguardia dell’ambiente.
Lo sviluppo della tecnologia consente oggigiorno di conservare ed esibire a norma di legge i documenti in digitale anche attraverso software online in cloud.
Tra i vantaggi legati all’uso di un software di conservazione digitale in cloud spicca la possibilità di rendere più veloce la consultazione e l’esibizione dei documenti conservati a norma senza inutili perdite di tempo.
I documenti così conservati, inoltre, sono sempre accessibili in qualsiasi momento, all’interno di un ambiente che garantisce la massima affidabilità, protezione e sicurezza.
Ricordiamo inoltre che Il servizio può essere acquistato solo ed esclusivamente da persona giuridica, cittadini italiani in possesso di partita IVA.
Quali i conservatori – Aruba una nostra selezione
Abbiamo in questi giorni analizzato le offerte dei vari conservatori al fine di orientare la nostra clientela.
Fra le varie società possiamo suggerire ai nostri clienti la conservazione che offre la società Aruba.
Aruba offre un servizio di conservazione, a nostro parere, facile ad un prezzo veramente contenuto.
Suggeriamo quindi di valutare la seguente opportunità.
DocFly- Conservazione Sostitutiva
Conserva i tuoi documenti a norma di legge! E passando al digitale risparmi tempo, spazio e denaro!
DocFly-Conservazione Sostitutiva è la soluzione di Aruba che permette di conservare digitalmente qualsiasi tipo di documento informatico, amministrativo o fiscale come: fatture emesse e ricevute, fatture PA e notifiche, fatture GSE, libro giornale, Libro Unico del lavoro, registri iva, contratti, registro giornaliero protocollo (PA) ecc..
Grazie ad un intuitivo pannello di gestione raggiungibile via web sarà possibile, in modo semplice e sicuro, conservare a norma documenti in formato digitale garantendo loro lo stesso valore legale e probatorio di quelli cartacei.
DocFly-Conservazione Sostitutiva assicura:
Integrità autenticità e affidabilità dei documenti conservati;
Totale sicurezza nella trasmissione dei documenti da sottoporre a conservazione;
Notevole risparmio in termini di tempo, spazio e denaro.
CONFIGURAZIONE DI BASE
1 Archivio + 1 GB di spazio di conservazione + 2 Classi documentali + 3 Utenti Euro 25,00 + IVA/ANNO
La soluzione ideale per professionisti e aziende che offre, ad un prezzo molto vantaggioso, con possibilità di personalizzare il servizio aumentando le risorse in base alle esigenze.
Docfly – Conservazione sostitutiva
Pannello di controllo – Versamento in conservazione
In conclusione, Docfly potrebbe essere non solo una alternativa alla conservazione della Agenzia delle entrate ma una opportunità per non spendere in toner, carta, affitti, scaffali etc., non è solo la archiviazione delle fatture ma un comodo strumento assolutamente da valutare ed utilizzare.
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