La conservazione digitale una opportunità non una nuova incombenza

La conservazione digitale una opportunità non una nuova incombenza

La conservazione digitale una opportunità non una nuova incombenza

La conservazione digitale è l’argomento principe di questi ultimi giorni.

La conservazione è sicuramente una nuova incombenza ma, se ben gestita, potrebbe diventare anche una opportunità.
Iniziamo a vedere che cosa è esattamente la conservazione digitale.
La Conservazione digitale è una procedura informatica che consente di conservare i documenti in formato digitale, garantendo l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, l’affidabilità e la reperibilità nel tempo.
E’ possibile rendere digitale qualsiasi tipo di documento previsto dalla norma, si potrà quindi distruggere l’originale cartaceo oppure non stampare del tutto il documento e procedere solo alla sua conservazione digitale.
Il processo di conservazione digitale comprende la firma digitale e la marca temporale:

  • la prima serve a garantire l’originalità del documento
  • la seconda ne attesta data e ora certa.

La normativa sulla conservazione digitale sono state definite dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.

Quali sono i formati standard della conservazione digitale

I formati standard della conservazione digitale sono:

  • XML
  • PDF-PDF/A
  • JPG
  • TIFF
  • TXT

 

Conservazione digitale: quali documenti è possibile conservare

I documenti che è possibile conservare in modalità digitale sono:

bilanci d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico)
dichiarazioni fiscali
documenti di trasporto
fatture attive e passive sia elettroniche che cartacee
libri sociali
libro giornale
libro degli inventari
modelli di pagamento imposte (F23 e F24)
registro dei beni ammortizzabili
registri IVA (fatture acquisti, fatture emesse, corrispettivi)
scritture di magazzino
nota integrativa
relazioni sulla gestione
relazione dei sindaci e/o dei revisori contabili
ricevute fiscali e scontrini fiscali
libri paga
libri matricola
contratti commerciali
determinazioni direzionali

I vantaggi

La conservazione digitale dei documenti porta innanzitutto benefici in termini di efficienza gestionale e di risparmio di soldi e tempo. Nello specifico, si riducono i costi della carta e di tutto il materiale necessario all’archiviazione cartacea, con conseguente risparmio economico e di tempo nel ricercare i documenti, senza dimenticare il recupero degli spazi fisici necessari all’archiviazione cartacea e la salvaguardia dell’ambiente.
Lo sviluppo della tecnologia consente oggigiorno di conservare ed esibire a norma di legge i documenti in digitale anche attraverso software online in cloud.
Tra i vantaggi legati all’uso di un software di conservazione digitale in cloud spicca la possibilità di rendere più veloce la consultazione e l’esibizione dei documenti conservati a norma senza inutili perdite di tempo.
I documenti così conservati, inoltre, sono sempre accessibili in qualsiasi momento, all’interno di un ambiente che garantisce la massima affidabilità, protezione e sicurezza.
Ricordiamo inoltre che Il servizio può essere acquistato solo ed esclusivamente da persona giuridica, cittadini italiani in possesso di partita IVA.

Quali i conservatori – Aruba una nostra selezione

Abbiamo in questi giorni analizzato le offerte dei vari conservatori al fine di orientare la nostra clientela.
Fra le varie società possiamo suggerire ai nostri clienti la conservazione che offre la società Aruba.
Aruba offre un servizio di conservazione, a nostro parere, facile ad un prezzo veramente contenuto.
Suggeriamo quindi di valutare la seguente opportunità.

DocFly- Conservazione Sostitutiva
Conserva i tuoi documenti a norma di legge! E passando al digitale risparmi tempo, spazio e denaro!

DocFly-Conservazione Sostitutiva è la soluzione di Aruba che permette di conservare digitalmente qualsiasi tipo di documento informatico, amministrativo o fiscale come: fatture emesse e ricevute, fatture PA e notifiche, fatture GSE, libro giornale, Libro Unico del lavoro, registri iva, contratti, registro giornaliero protocollo (PA) ecc..

Grazie ad un intuitivo pannello di gestione raggiungibile via web sarà possibile, in modo semplice e sicuro, conservare a norma documenti in formato digitale garantendo loro lo stesso valore legale e probatorio di quelli cartacei.

DocFly-Conservazione Sostitutiva assicura:

Integrità autenticità e affidabilità dei documenti conservati;
Totale sicurezza nella trasmissione dei documenti da sottoporre a conservazione;
Notevole risparmio in termini di tempo, spazio e denaro.

CONFIGURAZIONE DI BASE
1 Archivio + 1 GB di spazio di conservazione + 2 Classi documentali + 3 Utenti Euro 25,00 + IVA/ANNO

La soluzione ideale per professionisti e aziende che offre, ad un prezzo molto vantaggioso, con possibilità di personalizzare il servizio aumentando le risorse in base alle esigenze.

Docfly – Conservazione sostitutiva

Pannello di controllo – Versamento in conservazione

Acquista il servizio Docfly

 

In conclusione, Docfly potrebbe essere non solo una alternativa alla conservazione della Agenzia delle entrate ma una opportunità per non spendere in toner, carta, affitti, scaffali etc., non è solo la archiviazione delle fatture ma un comodo strumento assolutamente da valutare ed utilizzare.

 

Conservazione fatture elettroniche – Attivare e completare il servizio

Conservazione fatture elettroniche – Attivare e completare il servizio

Conservazione fatture elettroniche

Attivare e completare il servizio.

La conservazione sostitutiva è obbligatoria per legge sia per chi emette che per chi riceve fatture elettroniche ed è obbligatoria anche per coloro che non sono obbligati ad emettere fatture elettroniche ed emettono fatture cartacee.

Le fatture emesse e ricevute nel 2019 devono essere conservate entro e non oltre il 10 marzo 2021.

La conservazione elettronica non è la semplice memorizzazione su PC del file fatture, bensì un processo regolamentato per legge.

Il processo di conservazione elettronica a norma è fornito da operatori privati certificati a pagamento ma anche dalla Agenzia delle Entrate in forma gratuita.

Il servizio di conservazione della AE avviene però solo su richiesta, non avviene semplicemente inviando le fatture al SDI Sistema di Interscambio ma è necessario autorizzare espressamente la Agenzia delle Entrate affinché EFFETTUI LA CONSERVAZIONE.

La conservazione da parte della AE avverrà quindi automaticamente solo dopo la attivazione.

Tramite il seguente link richiamerete un articolo, pubblicato sul nostro sito il 04/11/2018, che vi aiuterà a controllare se la conservazione è stata attivata e/o se dovrete attivarla:

Come attivare la Conservazione elettronica da parte dell’Agenzia delle Entrate

E’ importante, seguire le istruzioni riportate sull’articolo ed attivare il servizio di conservazione. Dopo di ciò la conservazione avverrà automaticamente ma, lo ricordiamo, avverrà o è avvenuta a partire dalla data di autorizzazione.

Qualora l’autorizzazione alla conservazione alla AE sia successiva alla data del 01/01/2019 sarà necessario inviare manualmente in conservazione le fatture precedenti alla data di avvenuta richiesta.

Le istruzioni per l’invio manuale delle fatture per la conservazione sono disponibili sul sito dell’Agenzia delle entrate a questo link:

Richiedere servizio di Conservazione

Due suggerimenti utili per effettuare comodamente l’invio se necessario:

Identificare il periodo mancante in conservazione e tramite il menu di fatture e corrispettivi richiamare il menu “Consultazione e download massivi”

Troverete una pagina come la seguente:

Richiesta massiva XML Agenzia delle Entrate

Al fine di fornire ai nostri clienti un comodo strumento per la preparazione dei file compressi (ZIP) con le fatture da inviare in conservazione, abbiamo rilasciato un apposito modulo che troverete nel menu ”Vendite”, alla voce “Crea zip per conservazione”.

Facile da usare, per qualsiasi chiarimento non esitate a contattarci:

Crea ZIP Conservazione
Crea ZIP Conservazione

 

Fattura Elettronica – Nuove specifiche tecniche dal 4 maggio 2020

Fattura Elettronica – Nuove specifiche tecniche dal 4 maggio 2020

L’Agenzia delle Entrate, con provvedimento del 28 febbraio 2020, ha pubblicato nuove specifiche tecniche per il tracciato XML della fattura elettronica.
Tali nuove specifiche, la cui entrata in vigore era prevista originariamente per il 1° maggio 2020,  saranno utilizzabili a partire dal 1° ottobre 2020 e diventeranno definitive a partire dal 1 gennaio 2021.

Nel 2021 quindi i vecchi codici, non più presenti nelle nuove specifiche,  non potranno più essere utilizzati.

Nello specifico sono stati inseriti:
1) Nuovi codici natura
2) Nuovi tipi di documento
3) Il tipo documento TD20 dovrà essere utilizzato solo per l’emissione dell’autofattura  spia.
4) Nuovi Tipi documenti le reverse charge “interne”
5) Nuovi Tipi documenti per acquisti di servizi da soggetti “UE” ed “extra-UE”
6) Nuovi Tipi documenti per acquisti di beni da fornitori “UE”.

L’Agenzia delle Entrate, con le nuove specifiche tecniche versione 1.6., ha precisato che a partire dal 4 maggio 2020 e fino al 30 settembre 2020 il Sistema di Interscambio accetterà comunque fatture elettroniche e note di variazione predisposte sia con il nuovo schema che con quello vecchio.
Dal 1° ottobre 2020, il Sistema di Interscambio invece accetterà esclusivamente documenti strutturati con il nuovo tracciato xml 1.6.

Tipi di documento:
Le nuove specifiche tecniche prevedono un significativo ampliamento delle tipologie di documenti che possono essere emessi e trasmessi al Sistema di Interscambio.
Significativo il cambiamento del tipo di documento TD20 che fino al 30 settembre 2020 potrà ancora essere utilizzato per emettere sia autofattura spia (mancata emissione da parte del cedente/prestatore) che sia per emettere autofattura per l’acquisto di servizi da soggetti extra UE che per reverse charge “interno” ed “esterno”.
Dal 1° ottobre 2020, per i reverse charge i “Tipo documento” da utilizzare saranno i seguenti:
- TD16 per l’assolvimento di quello interno;
– TD17 nelle ipotesi di acquisti di servizi da soggetti UE ed extra-UE;
– TD18 nel caso di acquisti di beni da fornitori UE.

Qui di seguito un elenco dei tipi documento vecchi e nuovi:

Tracciato 1.5 – Vecchi Tipi documento

TD01 Fattura
TD02 Acconto/Anticipo su fattura
TD03 Acconto/Anticipo su parcella
TD04 Nota di Credito
TD05 Nota di Debito
TD06 Parcella
TD20 Autofattura

Tracciato 1.6 – Nuovi Tipi documento
TD01 Fattura
TD02 Acconto/Anticipo su fattura
TD03 Acconto/Anticipo su parcella
TD04 Nota di Credito
TD05 Nota di Debito
TD06 Parcella
TD16 Integrazione fattura reverse charge interno
TD17 Integrazione/autofattura per acquisto servizi dall’estero
TD18 Integrazione per acquisto di beni intracomunitari
TD19 Integrazione/autofattura per acquisto di beni ex art. 17, c. 2, D.P.R. n. 633/1972
TD20 Autofattura per regolarizzazione e integrazione delle fatture (art. 6, c. 8, D.Lgs. n. 471/1997 o art. 46, c. 5, D.L. n. 331/1993)
TD21 Autofattura per splafonamento
TD22 Estrazione beni da Deposito IVA
TD23 Estrazione beni da Deposito IVA con versamento dell’IVA
TD24 Fattura differita di cui all’art. 21, comma 4, lett. a)
TD25 Fattura differita di cui all’art. 21, comma 4, terzo Periodo, lett. b)
TD26 Cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni (ex art. 36 D.P.R. n. 633/1972)
TD27 Fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa

Variano anche i codici per i Tipi di ritenute

Tracciato 1.5 – Vecchi codici Ritenute
- RT01 Ritenuta persone fisiche
– RT02 Ritenuta persone giuridiche

Tracciato 1.6 – Nuovi codici Ritenute
RT01 Ritenuta persone fisiche
RT02 Ritenuta persone giuridiche
RT03 Contributo INPS
RT04 Contributo ENASARCO
RT05 Contributo ENPAM
RT06 Altro contributo previdenziale

Variano anche i codici natura IVA, qui di seguito il confronto fra i vecchi ed i nuovi codici:

Tracciato 1.5 – Codice natura Tracciato 1.6 – Codice natura
N1 – operazioni escluse da IVA ex art. 15, D.P.R. n. 633/1972
– Invariato
N2 – operazioni non soggette ad IVA N2 – operazioni non soggette ad IVA suddivise in:
- N2.1 non soggette ad IVA ai sensi degli articoli da 7 a 7- septies del D.P.R. n. 633/1972
- N2.2 non soggette – altri casi
N3 – operazioni non imponibili IVA suddivise in:
- N3.1 non imponibili – esportazioni
– N3.2 non imponibili – cessioni intracomunitarie
– N3.3 non imponibili – cessioni verso San Marino
– N3.4 non imponibili – operazioni assimilate alle cessioni all’esportazione
– N3.5 non imponibili – a seguito di dichiarazioni d’intento
– N3.6 non imponibili – altre operazioni che non concorrono alla formazione del plafond
N4 – operazioni esenti da IVA
– Invariato
N5 – operazioni soggette al regime del margine / IVA non esposta in fattura
– Invariato
N6 – operazioni soggette al meccanismo dell’inversione contabile (per le operazioni in reverse charge ovvero nei casi di auto-fatturazione per acquisti extra UE di servizi ovvero per importazioni di beni nei soli casi previsti)  suddivise in:
- N6.1 inversione contabile – cessione di rottami e altri materiali di recupero
– N6.2 inversione contabile – cessione di oro e argento puro
– N6.3 inversione contabile – subappalto nel settore edile
– N6.4 inversione contabile – cessione di fabbricati
– N6.5 inversione contabile – cessione di telefoni cellulari
– N6.6 inversione contabile – cessione di prodotti elettronici
– N6.7 inversione contabile – prestazioni comparto edile e settori connessi
– N6.8 inversione contabile – operazioni settore energetico
– N6.9 inversione contabile – altri casi
- N7 – IVA assolta in altro stato UE (vendite a distanza ex art. 40, c. 3 e 4, e art. 41;                     prestazione di servizi di telecomunicazioni, tele-radiodiff. ed elettronici ex art. 7)

– Invariato

Reverse Charge – Cos’è e come funziona

Reverse Charge – Cos’è e come funziona

Reverse charge Iva: Cos’è e come funziona.

La regola generale su cui si fonda l’Iva è che esiste un cedente (venditore) ed un cessionario (acquirente), il cedente emette una fattura ed espone l’IVA.
L’Iva in fattura viene pagata dall’acquirente al venditore e poi il venditore verserà l’IVA all’Erario indipendentemente dall’incasso, eccezzion fatta per le operazioni di split payment ed operazioni di Iva per cassa.
L’Iva pagata dall’acquirente diventa un credito verso l’Erario e sarà detratto in occasione del primo pagamento di IVA incassata.
Il meccanismo del reverse charge si pone come eccezione alla regola generale su esposta.
Il cedente venditore non deve esporre l’Iva in fattura, mentre il cessionario acquirente, che riceve una fatture emessa in regime di reverse charge, deve aggiungere l’Iva ed annotarla nel registro degli acquisti e nel registro delle reverse charge.
Con queste annotazioni, l’operazione nel suo complesso risulterà a “zero” ma, nella sostanza, la liquidazione dell’Iva rimane in capo a chi ha effettuato l’acquisto.
Ciò si è reso necessario in quanto in molti casi il venditore, che incassava l’Iva dall’acquirente, non effettuava il versamento dell’Iva all’erario.
Il sistema del reverse charge nel suo insieme può contemplare operazioni nazionali ed operazioni estere.
Le operazioni nazionali saranno definite come (reverse charge “interne”) le estere invece saranno definite come (reverse charge “esterne”).
Alcuni esempi tra tutti:

1) Acquisti dalla repubblica di San Marino;

2) Acquisti intracomunitari;

3) Cessioni di rottami, cascami e avanzi di metalli ferrosi e dei relativi lavori;

4) Cessioni di carta da macero, di stracci e di scarti di ossa, di pelli, di vetri, di gomma e plastica;

5) Bancali in legno (pallet);

6) Operazioni di cessioni di oro;

7) le prestazioni di servizi (diversi da servizi di pulizia, di demolizione, di installazione di impianti e di completamento relative a edifici) compresa la prestazione di manodopera, rese nel settore edile da soggetti subappaltatori nei confronti delle imprese che svolgono l’attività di costruzione o ristrutturazione di immobili ovvero nei confronti dell’appaltatore principale o di un altro subappaltatore. La disposizione non si applica alle prestazioni di servizi rese nei confronti di un contraente generale a cui venga affidata dal committente la totalità dei lavori;

8) Le cessioni di fabbricati o di porzioni di fabbricato di cui ai numeri 8-bis) e 8-ter) del primo comma dell’articolo 10 (DPR 633/1972) per le quali nel relativo atto il cedente abbia espressamente manifestato l’opzione per l’imposizione;

9) Le prestazioni di servizi di pulizia, di demolizione, di installazione di impianti e di completamento relative a edifici;
10) Le cessioni di console da gioco, tablet PC e laptop, nonché alle cessioni di dispositivi a circuito integrato, quali microprocessori e unità centrali di elaborazione;

11) I trasferimenti di quote di emissioni di gas a effetto serra;

12) i trasferimenti di altre unità che possono essere utilizzate dai gestori per conformarsi alla citata direttiva 2003/87/CE e di certificati relativi al gas e all’energia elettrica;

13) Le cessioni di gas e di energia elettrica a un soggetto passivo-rivenditore ai sensi dell’articolo 7-bis, comma 3, lettera a) (DPR 633/1972).
Deroghe alla neutralità dell’Iva
L’ipotesi in cui la neutralità dell’Iva tra cedente e cessionario (rispetto alle casse Erariali) potrebbe subire una deroga è quella in cui il cessionario sia sottoposto ad un regime di detraibilità parziale, soggettiva o oggettiva, dell’Iva.
Per esempio, nella ipotesi di acquisto da parte di un contribuente che, operando nel settore sanitario, ponga in essere esclusivamente operazioni esenti da Iva ai
sensi dell’articolo 10, n.18, DPR 633/1972, l’Iva assolta sugli acquisti è integralmente indetraibile (c.d. pro-rata); ricevendo una fattura da un soggetto obbligato all’applicazione del reverse charge, deve annotarla nel registro IVA acquisti con IVA indetraibile, e nel registro delle vendite applicando l’Iva che, pertanto, sarebbe interamente dovuta.

In questo caso l’obbligo di versamento dell’Iva si trasferisce dal cedente (che non emette più fattura con IVA) al cessionario.
Altri esempi di totale o parziale indetraibilità dell’Iva riguardano gli acquisti di aeromobili, beni di lusso, veicoli stradali a motore, carburanti e lubrificanti, alimenti e bevande, prestazioni di trasporto, etc..

 

Come impostare gli acquisti in reverse charge sul programma di contabilità Softa:

Qui di seguito alcuni esempi di codici Iva, causali contabili, numerazioni e registrazioni.

1) Controllare che in “mastro piano dei conti”, per i conti IVA a credito e a debito utilizzati sia stato inserito il tipo ed esattamente Attività per IVA a Credito / acquisti

Passività per IVA a Debito /  Vendite.

Mastri

 

2) Verificare la presenza dei codici IVA adeguati.

per Reverse charge di Acquisto:

Aliquota Iva 22 per acquisti in Reverse charge

Per reverse charge di vendita:

REVERSE CHARGE INTERNO ART. 17 comma 6 lett. A

3 Controllare che esista la causale contabile adeguata:

Causale contabile per acquisti reverse charge

4) Esempio di numerazione registri in reverse charge. In anagrafica ditta, numeratori, nel grid centrale accertarsi che siano presenti i due seguenti numeratori:

Numeratori IVA
Numeratori IVA

 

5) Utilizzare quindi i codici IVA 22RCV per le vendite in revese charge interne, che non avranno una doppia numerazione ed 22RCA per gli acquisti in Reverse charge interno.

 

 

 

 

 

 

 

Circolare 14e Agenzia delle entrate

Quali casi di autofattura? Autoconsumi Omaggi necessita autofattura?

Quali casi di autofattura? Autoconsumi Omaggi necessita autofattura?

Quali i casi di autofattura? Autoconsumi Omaggi necessita autofattura?

L’autofattura, come fa intuire il termine, è un documento fattura autoprodotto.

Autoprodotto in quanto non è stata emessa da un terzo ma siamo noi stessi che emettiamo tale documento.

Qui di seguito i casi più comuni per cui sarà necessario emettere una autofattura:

  1. fatturazione di omaggi
  2. autoconsumo di beni aziendali
  3. denuncia per mancata emissione fattura da parte del cedente

Nei primi due casi di autofattura il cedente ed il cessionario saranno gli stessi mentre, nel terzo caso, corrispondente ad una vera e propria denuncia, la autofattura dovrà essere intestata ad un cedente diverso da noi stessi quindi un terzo.

Come abbiamo appena riferito il termine autofattura si utilizza per tre differenti tipologie di casi ma attenzione a come si registrano.

Le fatture di omaggio e le fatture di autoconsumo sono assimilabili a vendite normali con l’unica differenza che queste sono emesse ai soli fini di regolare l’iva in esse contenute.

Diverso è invece la autofattura di denuncia che si verifica ogni qual volta si acquista e si paga una merce e/o un servizio ed il cedente non emette una regolare fattura.

Non sono invece più da considerare autofatture i casi di acquisti in reverse charge, in questo caso, oltre a registrare la fattura nel registro degli acquisti, sarà necessario semplicemente integrare le registrazioni, argomento chiarito in apposito articolo vedi seguente link.

http://www.softa.it/site/programma-reverse-charge-iva-che-cosa-e-e-come-funziona/#more-399

Torniamo quindi ai tre casi di autofatture.

  1. Fatture omaggio – Tipo documento TD01

Nei casi in cui si regalino alcuni prodotti ad un cliente e non si intende chiedere il pagamento al cliente, per registrare l’omaggio si dovrà emettere una autofattura.

Questo documento, assimilabile ad una fattura, dovrà contenere l’elenco e la descrizione dei beni ceduti a titolo gratuito con l’indicazione di importo e aliquota IVA.

In questi casi, il cui totale viene abbonato totalmente (per fatture senza rivalsa IVA) o ridotto al solo ammontare IVA (per i casi di obbligo di rivalsa IVA) sarà necessario indicare in fattura l’importo in negativo con una posta in fuori campo per il totale importo che si intende non incassare.

Ripetiamo che in questi casi si dovrà utilizzare un tipo di documento TD01 assimilabile alle normali fatture accertandosi che il totale del documento corrisponda a zero.

 

  1. Autoconsumo – Tipo documento TD01

Nel caso in cui l’imprenditore utilizzi i prodotti aziendali per uso personale oppure per qualsiasi motivo questi non saranno regolarmente venduti, sarà necessario emettere una autofattura.

Anche in questo caso si dovrà utilizzare un tipo di documento TD01 ed accertarsi che il totale del documento corrisponda a zero.

  1. Autofattura come denuncia per mancato ricevimento fattura – Tipo documento TD20

Nel caso in cui non sia pervenuta una fattura imponibile IVA entro 4 mesi dall’avvenuto trasferimento dei beni o prestazione del servizio, è necessario emettere una autofattura includendo tutti i dati rilevanti.

In questi casi è importante utilizzare un tipo di documento TD20 in quanto trattasi di vera autofattura, il cedente non ha inviato una fattura e quindi sono obbligato ad emettere la autofattura.

Ad esempio, il 15 gennaio 2019 paghiamo ad un fornitore un acquisto per 200, IVA 22, per un totale di 244,00 euro. Se entro il 14 maggio 2019 non abbiamo ricevuto la fattura del fornitore, entro il 1 giugno 2019 saremo obbligati ad emettere autofattura elettronica, stando attenti a selezionare un tipo di documento che abbia una causale contabile riportante “Tipo Documento” uguale TD20.

Sarà quindi necessario effettuare un versamento autonomo dell’IVA (quindi 44 euro) così come previsto dall’articolo 11 comma 1 decreto legislativo 472/1997

https://www.camera.it/parlam/leggi/deleghe/testi/97472dl.htm

In caso di inadempimento si è soggetti ad una sanzione di 250 Euro.

Suggeriamo in questo caso di contabilizzare l’iva con 100% di indetraibilità.

In sostanza l’iva della autofattura non sarà detratta ed è evidente come il soggetto che abbia pagato al cedente l’intero corrispettivo, IVA inclusa, si trovi costretto ad un doppio esborso dell’IVA: la prima volta al cedente, la seconda volta all’Erario. Quindi, paga due volte e detrae una volta, salvo il diritto di ripetizione nei confronti del cedente inadempiente.

Consigliamo quindi di non procedere con leggerezza ad inserire una autofattura di tipo TD20 ma è sempre meglio contattare il fornitore e tentare di ricevere il documento ufficiale, sollecitando quindi la sua emissione.

Per concludere possiamo quindi dire che:

Per le fatture di autoconsumo e le fatture di omaggio emetteremo a noi stessi/cliente una autofattura utilizzando un tipo di documento normale (TD01) ed azzereremo l’importo della fattura compensandolo con un importo in negativo avente codice iva in fuori campo (FC).

Per le fatture non pervenute, trascorsi 4 mesi, inseriremo una vera autofattura con tipo documento TD20.

Qui di seguito i dettagli per una corretta emissione.

  • Controllare che esista una causale contabile come da seguente esempio

 

Causali Contabili
Causali Contabili
  • Controllare che esista in tabelle configurazione documenti, un tipo documento come da seguente esempio

 

Configurazione Documenti
Configurazione Documenti

 

  • Emettere la fattura e poi, tramite il portale softafatture creare e scaricare l’xml. Tramite un editor di testo tipo notepad++ controllare che nel TAG tipodocumento ci sia:
    • <TipoDocumento>TD20</TipoDocumento>
    • Qui di seguito un esempio per il download del file da controllare
    • eFattureElettronicheDiVendita
      eFattureElettronicheDiVendita

Esterometro 2019: Software per la comunicazione dell’esterometro.

Esterometro 2019: Software per la comunicazione dell’esterometro.

Ebbene sì, avremo una nuova comunicazione e nuove scadenze da ricordare, il così detto “esterometro”.

La prima comunicazione mensile delle operazioni di gennaio doveva essere inviata al sistema di interscambio entro il 28 febbraio 2019 ma, fortunatamente, la scadenza è stata prorogata al 30 aprile 2019.

Chi aveva sperato che, con la fatturazione elettronica, non ci sarebbero più state comunicazioni periodiche da inoltrare è rimasto deluso, o meglio, è rimasto in parte deluso.

Chi avrà solo operazioni nazionali inviate al sistema di interscambio, non dovrà effettuare alcuna altra comunicazione mentre, non è così, per coloro che effettueranno operazioni passive e/o attive estere che non transiteranno dal sistema di interscambio, questi difatti dovranno inviare l’esterometro.

Per evitare l’esterometro, almeno per le operazioni attive, sarà sufficiente inviare TUTTE le fatture emesse al sistema di interscambio, non ESISTE invece alternativa per le operazioni passive estere.

Altro argomento importante riguarda i soggetti passivi esteri identificati in Italia che, se in un primo tempo sembravano dover rientrare tra i soggetti obbligati alla fatturazione elettronica (articolo 1, comma 909, della legge n. 205 del 2017) con la Circolare n. 13/E del 2 luglio 2018 e con l’art. 15 del Decreto fiscale, sono stati invece esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica, e quindi anche queste operazioni saranno da includere nell’esterometro che è entrato in vigore il 1° gennaio 2019.

Tutti gli operatori che acquisteranno da fornitori esteri con partita iva italiana, quindi con stabile organizzazione in Italia, molto probabilmente non riceveranno le fatture dal sistema di interscambio e quindi sarà a carico del cessionario/acquirente inviare gli estremi degli acquisti in occasione delle scadenze dell’esterometro.

Vediamo quindi nel dettaglio come procedere e cosa impostare sul programma SOFTA:

  • Quali operazioni
  • Quali informazioni
  • Impostazione SOFTA
  • Estrazione file SOFTA
  • Modalità di trasmissione

QUALI OPERAZIONI

Gli operatori IVA residenti in Italia devono comunicare le operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato italiano.

L’esterometro è quindi una nuova comunicazione delle fatture ed è riferita a tutte le operazioni c.d. transfrontaliere.

Sono escluse dall’obbligo di comunicazione (quindi sono comunicate solo facoltativamente) le operazioni per le quali è stata emessa una bolletta doganale.

Qui di seguito le operazioni da inserire nell’esterometro:

  • fatture ricevute da soggetti comunitari non stabiliti;
  • fatture emesse verso soggetti comunitari non stabiliti anche se identificati ai fini IVA in Italia, per i quali non è stata emessa fattura elettronica tramite SdI;
  • fatture emesse per servizi generici verso soggetti extracomunitari per cui non è stata emessa la fattura elettronica e per le quali non c’è una bolletta doganale;
  • autofatture per servizi ricevuti da soggetti extracomunitari;
  • autofatture per acquisti di beni provenienti da magazzini italiani di fornitori extra Ue.

Rimangono per ora confermate, le comunicazioni Intrastat per le operazioni con soggetti comunitari.

QUALI INFORMAZIONI

Con riferimento alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, gli operatori IVA residenti trasmettono con l’esterometro le seguenti informazioni:

  • i dati identificativi del cedente/prestatore,
  • i dati identificativi del cessionario/committente,
  • la data del documento,
  • la data di registrazione per le operazioni passive quindi per i documenti ricevuti,
  • il numero del documento,
  • Il totale imponibile,
  • l’aliquota IVA applicata
  • l’imposta ovvero, ove l’operazione non comporti l’annotazione dell’imposta nel documento, la natura dell’operazione.

 

IMPOSTAZIONE SOFTA

Trattasi di una semplice spunta da inserire sulla tabella Iva e/o inserire un codice iva specifico per selezionare le operazioni da includere nello spesometro.

Dovrete quindi richiamare tutti i codici Iva che saprete poter utilizzare nelle operazioni con l’estero ed aggiungere una spunta sul check in basso “Esterometro”.

Attenzione che gli operatori stranieri con stabili Organizzazioni in Italia, con partita Iva Italiana, potrebbero non emettere fattura elettronica e quindi in questo caso l’operazione è da includere nell’esterometro.

Qui di seguito un esempio di codice Iva per le stabili organizzazioni:

IvaStabileOrganizzazioneInItalia

 

ESTRAZIONE FILE SOFTA

Come per le precedenti comunicazioni, per ottenere i file da inviare per l’esterometro, dovrete selezionare:

  • fiscali
  • Comunicazione dati fatture

Comparirà la familiare maschera di selezione nella quale dovrete inserire l’anno ad. es. 2019 ed il mese per cui desiderate inviare la comunicazione.

Tramite il pulsante crea nuova comunicazione, vedrete apparire l’elenco di tutte le operazioni attive e passive per le quali si è utilizzato un codice iva avente la spunta sul check esterometro.

Sulla sinistra delle righe fatture mostrate in elenco è presente un check di selezione.

Il check di selezione, automaticamente proposto con la spunta, potrà essere deselezionato per evitare che la fattura, incasi particolari, sia inserita nel file di comunicazione.

Potrete quindi includere e/o escludere ogno singola riga di fatture emesse e/o ricevute.

MODALITA’ DI TRASMISSIONE FILE

Tramite il pulsante crea file e memorizza si presenterà la scelta della cartella in cui depositare i file che il programma SOFTA creerà.

Al termine della elaborazione saranno creati 1 o 2 file con nome file simile alla seguente immagine:

CreatoFileFattureRicevuteEsterometro

 

È possibile trasmettere i dati con un file compresso (.zip) non firmato se tutti i file xml in esso contenuti sono firmati. Se, invece, i file xml non sono tutti firmati, il file compresso deve essere obbligatoriamente firmato.

Il file potrà essere inviato tramite il portale “Fatture e corrispettivi”.

Non è possibile trasmettere i file dati fattura (“Esterometro”) attraverso la piattaforma Desktop telematico.

La trasmissione telematica dovrà essere effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione. Per data di ricezione si intende la data di registrazione dell’operazione ai fini della liquidazione dell’IVA.

 

Fatturazione elettronica – Programma Esigibilità Regime fiscale

Avrete sicuramente notato la presenza nel menu delle vendite e nel menu degli acquisti di una nuova voce selezionabile ed esattamente:

“Fatture elettroniche XML”.

Su click di questa voce di menù comparirà una maschera di accesso dove, per esigenze di sicurezza, dovrete inserire nuovamente le vostre credenziali di accesso, inserite le quali, si aprirà una sessione di collegamento al portale che rimarrà attiva per almeno 24 ore.

Ricordiamo inoltre che non è possibile accedere con un generico utente admin, sarà necessario utilizzare un codice utente diverso da admin e comunque un codice con almeno 5 caratteri (trattasi di accesso ad aree riservate ma comunque richiamabili da un semplice browser. Suggeriamo quindi di creare un utente con con almeno 10 caratteri ma in particolare una password comprendente caratteri speciali numeri e maiuscole e minuscole).

Tramite queste due differenti maschere potrete creare file XML per le fatture emesse, potrete eseguire il download degli stessi, vedrete inoltre pervenire le prime fatture che i vostri fornitori avranno già inoltrato al Sistema di interscambio.

Vi informiamo che fino al 01-01-2019 i file XML che vedrete a video saranno  puramente di esempio, l’invio e/o l’importazione non saranno attivi, potrete solo cominciare a prendere confidenza con i menu e valutare se i file presenti sono esattamente quelli che desiderate.

Vi ricordiamo inoltre che attiveremo il servizio solo dopo aver ricevuto la delega firmata in originale, è il regolamento ministeriale che ce lo impone.

Vi suggeriamo inoltre di seguire queste breve indicazioni al fine di predisporre alcuni elementi fondamentali per la creazione dei file XML.

1) Controllare che in anagrafica ditta l’intestazione della vostra ditta e la partita Iva sia corretta. I documenti emessi potrebbero essere differenti rispetto a quanto indicato in anagrafica ditta. I file XML conterranno il nome della vostra azienda così come riportato in anagrafica ditta.

2) Controllare che in anagrafica ditta il regime fiscale come da elenco seguente sia corretto. Abitualmente il regime fiscale è di tipo ordinario ma è opportuno chiedere al proprio commercialista se rientranti o meno in un regime particolare.

Link alle Codifiche regime fiscale Agenzia delle entrate

RF01 Ordinario
RF02 Contribuenti minimi (art.1, c.96-117, L. 244/07)
RF03 Nuove iniziative produttive (art.13, L. 388/00)
RF04 Agricoltura e attività connesse e pesca (artt.34 e 34-bis, DPR 633/72)
RF05 Vendita sali e tabacchi (art.74, c.1, DPR. 633/72)
RF06 Commercio fiammiferi (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF07 Editoria (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF08 Gestione servizi telefonia pubblica (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF09 Rivendita documenti di trasporto pubblico e di sosta (art.74, c.1, DPR 633/72)
RF10 Intrattenimenti, giochi e altre attività di cui alla tariffa allegata al DPR 640/72 (art.74, c.6, DPR 633/72)
RF11 Agenzie viaggi e turismo (art.74-ter, DPR 633/72)
RF12 Agriturismo (art.5, c.2, L. 413/91)
RF13 Vendite a domicilio (art.25-bis, c.6, DPR 600/73)
RF14 Rivendita beni usati, oggetti d’arte, d’antiquariato o da collezione (art.36, DL 41/95)
RF15 Agenzie di vendite all’asta di oggetti d’arte, antiquariato o da collezione (art.40-bis, DL 41/95)
RF16 IVA per cassa P.A. (art.6, c.5, DPR 633/72)
RF17 IVA per cassa (art. 32-bis, DL 83/2012)
RF18 Altro
RF19 Regime forfettario (art.1, c.54-89, L. 190/2014)

2) Inserire in anagrafica ditta il numero di telefono ed esattamente nel controllo “telefono fatturazione”, nel controllo “Email ditta” inserire l’indirizzo e-mail alla quale i vostri clienti dovrebbero rispondere per eventuali comunicazioni riferite alla fatturazione.

3) Esigibilità iva da controllare sulle tabelle Iva. Quasi tutti i clienti dovranno inserire la “I” di esigibilità Immediata. le eccezioni a questa regola saranno le seguenti:

a) Inserire “D” se la contabilità è eseguita con il sistema di Iva per cassa

b) Inserire “S” per i casi in cui il codice Iva riguardi fatture emesse con il sistema dello SPlit Payment (utilizzato per le fatture verso la Pubblica amministrazione”).

 

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Marca da bollo? Sarà virtuale sulle fatture elettroniche 2019!

Marca da bollo? Sarà virtuale sulle fatture elettroniche 2019!

Forse non tutti hanno pensato che per alcune fatture, in particolare quelle in esenzione Iva, l’obbligo di apporre la marca da bollo non verrà a mancare, la marca sarà comunque da pagare.

Come si farà quindi a pagare il bollo visto che la fattura non verrà stampata?

Ebbene è questa la domanda che è stata posta all’Agenzia delle Entrate nel corso di vari convegni:

“In considerazione del fatto che sulle fatture elettroniche non è possibile apporre fisicamente la marca da bollo, cosa bisognerà fare per assolvere all’adempimento?”

L’agenzia ha risposto che sarà necessario effettuare un versamento telematico.

Ebbene come bisognerà proseguire?

Il cedente/prestatore dovrà indicare nel file l’importo del bollo da pagare ed indicare che questo è un bollo virtuale.

Necessiterà quindi valorizzare nel tracciato XML della fattura elettronica un apposito campo e quindi poi pagare l’imposta che è stata dichiarata.

Sarà sufficiente che, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, il contribuente versi in un’unica soluzione, l’ammontare complessivo dell’imposta di bollo da assolvere.

Si dovrà indicare nel modello F24 l’esercizio di riferimento ed il codice tributo 2501 – IMPOSTA DI BOLLO SU LIBRI, REGISTRI ED ALTRI DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI – ARTICOLO 6 DEL DECRETO 17 GIUGNO 2014

Sulla fattura elettronica andrà indicata la dicitura

“Imposta di bollo assolta virtualmente ai sensi del DM 17.6.2014”.

In generale, con la circolare 16 E del 14/04/2015, l’Agenzia delle Entrate aveva già chiarito che la disciplina inerente l’assolvimento dell’imposta di bollo in modo virtuale, il D.P.R n° 642 del 26 ottobre 1972, non trova applicazione in merito ai documenti informatici.

In sostanza, l’assolvimento dell’imposta di bollo per le fatture elettroniche non richiede la preventiva autorizzazione, né gli altri adempimenti previsti dagli articoli 15 e 15-bis del DPR n. 642.

Attenzione quindi, necessiterà calcolare a fine anno l’ammontare complessivo da versare ed effettuare il pagamento nei tempi previsti come su indicato.

Veniamo quindi a come procedere affinché, in fase di creazione del file XML, vengano inserite le indicazioni corrette.

Innanzi tutto sarà necessario richiamare dal menu di Softa8 il modulo previsto in anagrafica e poi ditta.

Nella maschera visualizzata selezionare la scheda “3 Documenti” ed in questa in basso a destra troverete un check che, sicuramente andrà spuntato e poi, nel controllo “messaggio per bollo virtuale” suggeriamo l’inserimento di una frase tipo:

Imposta di bollo assolta virtualmente ai sensi del DM 17.6.2014”

Se si è in possesso invece di una preventiva autorizzazione allora sarà necessario inserire una descrizione del tipo:

“Imposta di bollo assolta in modo virtuale autoriz. Ag. Entrate to III n°2012/029911 del 17/12/2012”

Per accertarsi poi che quanto su riportato sia stato inserito in modo corretto, potrete visualizzare il contenuto di un XML per il quale era previsto il bollo e rintracciare quanto indicato nelle istruzioni le quali citano:

Nei casi in cui sia prevista l’imposta di bollo, vanno valorizzati i seguenti campi:

BolloVirtuale: indica l’assolvimento dell’imposta di bollo ai sensi del decreto MEF 17 giugno 2014 (bollo virtuale).

ImportoBollo: importo dell’imposta di bollo

Non dimenticate inoltre di inserire anche:

Soglia per bollo esenzione 77,57
Bollo esenzione 2,00
Codice Iva per bollo Art. 15
Contropartita rimborso spese bollo(Suggeriamo un sottoconto specifico, sottoconto che verrà utilzzato solo per questo scopo) rimborso spese bollo

Codice di destinazione fatture elettroniche Softa

Codice di destinazione fatture elettroniche Softa

Ad Alcuni operatori informatici, quali noi della SOFTA, che avevano preventivamente richiesto un accreditamento, l’SDI ha rilasciato un codice di sette cifre “codice destinatario” .

L’SDI – Sistema di Interscambio, quando riceverà le fatture dei vostri fornitori, grazie al codice di partita Iva presente nei file XML, e grazie al codice di destinazione inserito sul portale SDI, inoltrerà tali fatture al portale che noi abbiamo indicato nella richiesta di accreditamento, indirizzo che corrisponde al nostro portale e quindi al portale al quale noi vi faremo accedere.

Il codice di destinazione della SOFTA è il:

04CC85E

 

Il suddetto codice di destinazione potrà quindi essere comunicato ai vostri fornitori affinché questi lo inseriscano nei file XML che invieranno al SDI.

Vi esortiamo però, ed è sicuramente più importante, ad inserire tale codice di destinazione direttamente sul portale del sistema di interscambio. (vedi istruzioni)

Solo così si avrà la certezza che le fatture emesse dai vostri fornitori perverranno a voi tramite il nostro portale.

Suggeriamo quindi di proseguire come segue entro il 31/12/2018 (a partire dal 1 gennaio 2019 perverranno le fatture fornitori):

1) Inviare l’ordine alla Softa della nuova applicazione e-Fattura per il numero di fatture che si ipotizza possano essere inviate e/o ricevute nell’arco del 2019.  Scarica l’ordine

2) Scaricare compilare ed inviare in originale la delega come da seguente link (necessita solo una spunta al punto 4 Fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche) . Scarica la Delega Agenzia delle entrate. Inviare anche solo via e-mail fotocopia della carta di identità valida del firmatario che dovrà essere il legale rappresentante.

3) Inserire il codice di destinazione seguendo le seguenti istruzioni: Caricare il codice di destinazione

4) Inserire la scelta per la Conservazione elettronica gratuita dell’agenzia delle entrate

5) Effettuate le precedenti operazioni, ve ne rimane solo più una. Dovrete richiamare da menù di Softa sistemi -> utenti l’utente che vorrete utilizzare per la trasmissione (non è possibile utilizzare l’utente admin) ed inserire una spunta nel check di “Utente abilitato al WEb”.

Eseguite tutte le precedenti opzioni, tramite menu Softa Vendite-> fatture elettroniche oppure Acquisti-Fatture elettroniche potrete inviare e ricevere le fatture elettroniche.

I nuovi servizi di invio e ricevimento fatture elettroniche saranno completamente operativi dal 1 gennaio 2019.

Per abilitazioni anticipate dovrete prendere contatto con noi per concordare i dettagli. Nel 2018 potrete quindi cominciare a prendere confidenza con le nuove funzionalità e/o effettuare creazioni di file XML con relativi download per invii fittizi o diretti e/o per pubbliche amministrazioni.

I menù per invio e ricezione appariranno solo dopo l’invio dell’ordine come su indicato.

 

Essenziale per invio fatture elettroniche

Qui di seguito solo l’essenziale per iniziare ad inviare e/o ricevere le fatture elettronica.

Negli articoli precedenti abbiamo indicato cosa è necessario fare, cosa viene richiesto e quali sono le scadenze in tre differenti articoli.

Con questo nuovo post vorremmo indicare ai nostri clienti come procedere per ottenere le nuove funzionalità necessarie per inviare e ricevere le fatture elettroniche.

Innanzitutto è importante valutare quali licenze posseggo: 

Ho già Softa Contabilità, vendite ed acquisti,  posso inviare e ricevere le fatture elettroniche?

  • Sì, è possibile creare i file XML ed inviare questi alla agenzia delle entrate direttamente senza ulteriori costi aggiuntivi. Se si desidera invece un comodo pannellino per inviare e ricevere le fatture direttamente, creare automaticamente la contabilità ed alimentare lo scadenzario, allora sarà necessario inviare l’ordine di e-fattura alla Softa. Scarica il pdf dell’ordine ora.

Ho già Softa vendite ed emetto fatture di vendita con Softa,  posso inviare le fatture elettroniche?

  • Sì, è possibile creare i file XML ed inviare questi alla agenzia delle entrate direttamente senza ulteriori costi aggiuntivi. Non è possibile ricevere le fatture fornitori. Se si desidera invece un comodo pannellino per inviare le fatture direttamente da Softa allora sarà necessario inviare l’ordine di e-fattura alla Softa. Scarica il pdf dell’ordine ora.
Ho già Softa contabilità e non emetto le fatture con Softa ma le emetto con Excel o altro software. Posso inviare le fatture elettroniche?
  •  No, per inviare le fatture elettroniche è necessario acquistare sia la licenza vendite che la licenza e-fattura. Il file delle fatture elettroniche, da inviare alla agenzia delle entrate, è il dettaglio della fattura, è necessario quindi inserire le fatture con la descrizione di quanto ceduto. Per proseguire è necessario prima ordinare la licenza delle vendite e poi acquistare l’applicazione e-fattura.
  • Scarica il pdf dell’ordine ora.

Ho già Softa Acquisti posso inviare le fatture?

  • No si possono solo ricevere le fatture dei fornitori. Per ricevere le fatture è necessario però acquistare la licenza della contabilità e l’applicazione annuale e-fattura. Scarica il pdf dell’ordine ora.

Ho sia vendite che acquisto, posso inviare e ricevere le fatture elettroniche

  • Si possono solo inviare le fatture direttamente alla agenzia delle entrate tramite i file XML che softa vendite genera ma, se si desidera una comoda consolle per inviare e ricevere le fatture elettroniche sarà necessario inviare l’ordine come da seguente link:  Scarica il pdf dell’ordine ora. Suggeriamo però di acquistare il modulo contabilità, vi darà la possibilità di creare in automatico la vostra contabilità.

 A questo punto è necessario proseguire con le seguenti attività:

1) Inviare l’ordine alla Softa della nuova applicazione e-Fattura. Scarica il file pdf dell’ordine.

2) Inserire la delega sul sito dell’Agenzia delle entrate oppure inviarla al commercialista: Delega Agenzia delle entrate

3) Caricare il codice di destinazione – daremo questo codice a breve.

4) Inserire la scelta per la Conservazione elettronica gratuita dell’agenzia delle entrate

5) Per utilizzare i nuovi servizi di invio e ricevimento fatture elettroniche è necessario accedere alle procedure con un nome utente diverso da admin. Se quindi state accedendo con admin dovrete creare un nuovo utente con tutti i diritti amministrativi ed acceere con questo nuovo utente.

 

Essenziale:

Alcuni chiarimenti