GESTIONE Magazzino – Programma per calcolare le giacenze, il valore, l’inventario

GESTIONE Magazzino – Programma per calcolare le giacenze, il valore, l’inventario

 

La gestione magazzino è, a nostro parere, una delle attività più importanti da espletare in un’azienda.

E’ quasi automatico, un magazzino gestito bene produrrà un utile, un magazzino gestito male produrrà sicuramente una perdita.

Precisiamo che, per gestione del magazzino si intende, non il semplice flusso di merci che entra e che esce ma, l’insieme delle attività necessarie per la raccolta ordini clienti, gli ordini fornitori, il ricevimento, la conservazione, la produzione, la spedizione ed infine l’inventario.

Avrete intuito quindi che, l’argomento magazzino è decisamente ampio,  tratteremo con molteplici articoli le questioni che riguardano la gestione ordini, la movimentazione , gli approvvigionamenti etc., qui invece approfondiremo in particolare la definizione degli articoli con relativi raggruppamenti, scorte ed infine l’inventario con le varie modalità di rilevazione.

Prima di proseguire preferiamo approfondire  la definizione di alcuni termini affinché i seguenti aspetti siano ben chiari.

Opportuno precisare la valenza di alcuni termini:

Codice Articolo                             Una stringa riportante Lettere e/o numeri che identificano in maniera univoca un prodotto. 20 caratteri alfanumerici

Descrizione                                   E’ una stringa di 2000 caratteri alfanumerici.

Codice a barre                              Il codice a barre potrà essere identico al codice articolo e/o potrò essere completamente diverso. In questo caso l’articolo sarà reperibile con due differenti modalità.

Gruppo merceologico                 E’ una sigla che raggruppa una grande quantità di prodotti. Ad esempio, si potrebbe avere un gruppo L per i prodotti in Legno, F per quelli in Ferro, A per quelli in alluminio.

Categoria merceologica              E’ una sigla che raggruppa una minore quantità di prodotti. Abitualmente è un sottoinsieme dei gruppi. Ad esempio:

martello in legno:            gruppo      L       Legno                  categoria        M      martelli

martello in ferro:             gruppo      F       Ferro                   categoria        M      Martelli

martello plastica              gruppo      P       Plastica               categoria        M      Martelli

Esistenza inventario                    quantità esistenza iniziale + acquisti – vendite e – scarichi per produzione.

Esistenza fisica                              quantità presente in magazzino, differisce dalla esistenza di inventario in quanto i prodotti potrebbero essere stati inviati in lavorazione e/o conto visione ad altri. La esistenza fisica quindi potrebbe essere differente dalla esistenza di inventario.

Scorta minima                              è la quantità sotto la quale non è consigliato scendere in quanto trattasi di prodotto ad alta rotazione necessario per completare la normale attività

Impegnato clienti                         è la somma degli ordini clienti ancora da evadere, il totale delle quantità che si dovrà consegnare.

Ordinato fornitori                        è la somma delle quantità ordinate ai fornitori e non ancora pervenute.

Vendite Annuali                            la somma delle quantità vendute in un anno.

Quantità Entrate                          la somma delle quantità pervenute in un anno.

Quantità Uscite                            la somma delle quantità uscite in un anno.

Quantità Minima riordino         Quantità minima da riordinare, quantità che potrebbe essere dettata dal fornitore che spedisce non meno di …

Disponibile                                     E’ la quantità che si può prelevare affinché tutte le richieste precedenti siano esaudite.

Ubicazione                                     Le coordinate di dove si intende collocare. Es. Fila A, Scaffale 4, Piano 3.

Impaccatura                                  Per questioni di dimensioni, alcuni articoli si movimentano esclusivamente in pacchi, es. bulloneria, minuterie metalliche etc.

 

Un chiarimento è opportuno anche su che cosa si intende per:

 

• ricezione merce: il magazziniere, riceve la merce, e verifica la rispondenza della merce ricevuta con la documentazione. Abitualmente questa attività viene eseguita originando il documento di ricevimento richiamando l’ordine inviato al fornitore. Abitualmente questa attività avviene in un’area dedicata e prima di iniziare lo stoccaggio.
• stoccaggio merce: il magazziniere colloca, secondo criteri prestabiliti (Ubicazioni);
• Inventario: il magazziniere, tramite un palmare e/o con appositi schemi stampati, in relazione alla conformazione del proprio magazzino, rileva le quantità in una certa data. Solitamente questa attività di effettua a fine anno oppure ad inizio anno quando non si effettuano le normali attività di ricezione/spedizione.
• scorta minima: in base all’indice di rotazione, al fine di acquistare nuova merce e in quantità, prima di restare senza scorte;

 

DOCUMENTAZIONE: SOFTWARE GESTIONE MAGAZZINO

 

La gestione del magazzino si effettua prevalentemente con documenti che serviranno a comprovare la movimentazione effettuata.

I documenti possono essere di carico e/o di scarico ed abitualmente sono:

• documento di trasportoo DDT    è il documento che deve obbligatoriamente accompagnare la merce durante le fasi trasporto; Se merce pervenuta da fornitore è un carico, se merce inviata ad un cliente è uno scarico.
• Fattura accompagnatoria E’ simile al DDT ma riporta anche i prezzi di acquisto; Sia per carichi che per scarichi
• Buoni di prelievo Sono documenti emessi internamente per scaricare le quantità, solitamente è uno scarico
• Rettifiche di inventario Sono movimenti di rettifica che consentono la correzione delle quantità. Possono essere carichi e scarichi

 

Valorizzazione delle giacenze: la giacenza potrebbe essere la risultanza di acquisti effettuati in momenti diversi e quindi con costi diversi. La valorizzazione quindi non può essere effettuata all’ultimo costo di acquisto ma si possono seguire diverse tecniche.

Le tecniche più comuni sono:

• costo specifico
• costo standard
• Costo medio ponderato
• FIFO First in – first out
• LIFO(last in – first out) continuo,
• LIFO annuale a scatti.

 

 

Alcune aziende hanno l’obbligo di tenuta fiscale delle scritture ausiliarie di magazzino, fortunatamente riguarda solo le imprese che per due esercizi consecutivi abbiano superato entrambi i seguenti limiti:

 

5. a) Abbia realizzato ricavi per almeno €. 5.164.568,99;

 

1. b) Rimanenze Finali: €. 1.032.913,80.

 

L’obbligo decorre dal secondo anno successivo al verificarsi delle suddette condizioni.

L’obbligo cessa a partire dal primo periodo di imposta successivo a quello in cui per la seconda volta consecutivamente l’ammontare dei ricavi o il valore delle rimanenze è inferiore a tale limite: così, ad esempio, se i predetti limiti non sono stati superati negli esercizi 2018 e 2019, l’obbligo cessa a partire dal 1° gennaio 2020.

Attenzione ai costi di produzione si comprendono tutti i costi direttamente imputabili al prodotto (materiali, mano d’opera, semilavorati, imballaggi) e gli altri costi per la quota ragionevolmente imputabile al prodotto (stipendi e salari della manodopera diretta, ammortamenti direttamente imputabili alla produzione, manutenzioni e riparazioni direttamente imputabili).

Per gli esercenti attività di commercio al minuto che adottano il metodo del prezzo al dettaglio, si potrà compilare una distinta di tutte le merci in rimanenza al 31/12 di ogni anno, la cui somma dei prezzi di vendita, scorporata della percentuale di ricarico, determinerà il valore delle rimanenze, illustrando opportunamente i criteri e le modalità di calcolo adottate.

COME INSERIRE O AGGIORNARE UN INVENTARIO CON IL PROGRAMMA DI MAGAZZINO SOFTA

Alcune comode funzionalità per inserire l’inventario di magazzino:

Richiamare il modulo Magazzino Inventario e si presenterà una maschera simile alla seguente:

Prima di richiamare la elaborazione è opportuno inserire alcuni parametri del caso, come qui di seguito precisato.

• Magazzino, inserire il codice di magazzino che si intende inventariare. Attenzione è possibile effettuare l’inventario solo per un magazzino alla volta.
• Categoria merc., gruppo merc. e marca. Se necessario è possibile inserire varie combinazioni di codici al fine di ottimizzare la ricerca degli articoli che si intendono inventariare.
• Attenzione particolare alle date, le date dovranno essere coerenti con la data effettiva di rilevazione dell’inventario? Ad esempio, se l’inventario verrà effettuato al 31/12/2019 si dovrà, nella cella “Alla data” inserire 31/12/2019. Il “Dalla data” dovrà sempre corrispondere lo “01/01” dello stesso anno del alla data.
• Tipo documento scegliere un codice corrispondente ad esempio “CPR1” Documento interno
• Intestazione. Tramite il finder inserire un codice corrispondente alla propria azienda.
• Causale movimento. Selezionare una causale tipo “SI” Scarico interno.
• Data Movimento. Verrà proposta dall’applicazione e deve essere uguale alle data del “dalla data”
• Proponi quantità. E’ chiaro che, con il proponi quantità, verranno proposte le quantità di inventario uguali alle quantità di esistenza (q.ta calcolate) ma preferiamo dare un paio di suggerimenti in merito.
  1. Se l’inventario rilevato è molto simile all’esistenza calcolata suggeriamo di lasciare il check su “proponi qta”. Si dovrà quindi variare solo le quantità differenti e/o azzerare le inesistenti ed assolutamente le negative andranno azzerate. Su crea documento verrà creato un documento con gli articoli per i quali l’inventario è stato variato. Sarà possibile effettuare questa attività svariate volte finche le esistenze tutte saranno sistemate.
  2. Se l’inventario rilevato è molto differente dall’esistenza calcolata suggeriamo di togliere il check dal “proponi Qta”. In questo caso raccomandiamo di inserire tutte le quantità in una unica soluzione. Al termine, con click su crea documento, verrà creato un documento che conterrà tutte le quantità negative o positive necessarie ad allineare le quantità di inventario alle esistenze calcolate. Non è possibile ripetere questa rilevazione in svariate tranche, è necessario eseguire questa rilevazione in una unica soluzione
  3. Se si desidera azzerare tutte le quantità di inventario sarà sufficiente inserire non proporre la quantità e creare il documento. Si creerà un documento contenente tutte le quantità per azzerare tutte le esistenze.
• Ordina per ubicazione: necessario solo quando sugli articoli inseriti sono state inserite anche le ubicazioni. In questo caso l’elenco presentato

 

COME INSERIRE E/O AGGIORNARE L’INVENTARIO CON IL SOFTWARE SOFTAREADY

Digitare il seguente linkg

https://www.softa.it/softaready

per accedere in un menù che fra le varie voci avrà anche:

APP Inventario con in basso il simbolo

dopo la selezione apparirà un elenco come il seguente tramite il quale si potrà selezionare un codice ed inserire la quantità inventariata: